一、会议的准备

1．接到有关会议通知后，办公室负责人应以书面形式明确会议时间、地点、内容、参加人员范围以及要求等，通知办公室秘书。

2．承办秘书应及时做好各项准备工作，包括按照会议性质和要求准备材料，确定并落实会议时间、地点、用车、会场布置等，并将准备情况向办公室负责人汇报。

3．按照会议的要求（如录音、录像、放录像、照相等），要事先通知有关单位准备。

二、会议的通知

1．承办秘书按照会议的性质、形式、内容和规模拟定会议通知，经办公室主任核准，报请党委书记或分管副书记审定后，通过行政办公网发布。通知应包括会议名称、会议时间、地点、主持人、会议内容、要求、与会对象等有关事项；通知一般应于开会前12小时发出。

2．临时召开会议，可采用电话通知；如无法通知到当事人，需请他人转告时，承办秘书应记录受话人的姓名及接听时间，以备查考。

3．承办秘书应及时将会议通知和反馈情况向办公室负责人汇报。

三、会议的记录及纪要整理

1．一般情况下，承办秘书应在会议开始前10—15分钟进场，检查会场情况，准备好专用的会议记录本以及符合存档规定的书写工具，做好记录准备。如有特殊记录工具，则应在会议开始前30分钟进行调试，调试合格后方可使用。

2．会议记录应包括会议时间、会议地点、与会人员情况、会议进行情况、与会人员发言摘要以及会议结论等内容；负责会议记录的秘书应保持会议记录工作的连贯性和准确性。

3．会议结束后，负责记录工作的秘书应根据会议性质和要求，在2个工作日内草拟会议纪要或情况通报，经办公室负责人核准后，报请会议主持人签发。

四、会议决议执行通知单的下发、督办及反馈

1．如会议有关决议需要抄告有关部门（单位）执行，承办秘书应在2个工作日内起草会议决议执行通知单，经办公室负责人核稿，交会议主持人签发后，发送有关部门。对会议确定的一些急办事项，应及时通知有关部门抓紧先办。

2．承办秘书应及时了解会议决议执行通知单的落实情况，做好督办工作，办理情况要及时掌握，并向办公室领导汇报。

3．承办秘书应每学期整理会议决议执行通知单的执行情况，并报有关领导审阅。

五、会议有关材料的存档

1．会议的有关材料应统一回收，视不同性质分别存档。

2．与会议有关的会议准备单和通知记录单应至少保留2周。

3．会议记录本、会议决议执行通知单（存根联）、会议纪要、情况通报、会议发言稿等文书，应按学校有关规定存档。